Fisyco Hungary Kft.

A DataFlower megoldja cége teljes körű iktatási feladatait

A DataFlower megszűnteti a kis- és középvállalatok iktatási problémáit, biztosítja a szervezet papír alapú-, valamint elektronikus iktatását és visszakereshetőségét.

Könnyen kezelhető, saját fejlesztésű iktatóprogram, mellyel egy közös irattárban, iktatószámmal elhelyezhetők az információk és egyéb adatok. Egyszerű felépítése miatt a működtetése kényelmes, és gyorsan elsajátítható, jelentősen megkönnyíti a mindennapi feladatokat. A DataFlower alkalmas bármilyen típusú irat iktatásásra, a levelektől a Word dokumentumokig. A modul egyszerűen feltelepíthető, használata könnyen elsajátítható. Elérhető az Outlook eszköztárából, mely kényelmessé teszi használatát.

A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok eltárolásáról, elérhetőségéről, és az ügyintézés nyomon követéséről.

Miért érdemes a DataFlower-t választani?

• Alkalmas bármilyen típusú irat iktatására, legyen az, e-mail, Word dokumentum, kép, futtatható állomány (exe), stb., azaz minden fájltípus.
• Nem csak a levelezőrendszerben küldött/fogadott csatolmányok, levelek, hanem a számítógépen, hálózaton, bármilyen egyéb adathordozón elérhető fájlok iktatására is lehetőséget biztosít.
• A postán érkezett küldeményeket, szkennelés után szintén iktathatjuk.
• A folyamatos iktatás funkcióval nagy mennyiségű dokumentum iktatására biztosítunk kényelmes, gyors megoldást.
• Kialakíthatjuk saját irattári tervünket, az iktatott dokumentumokat témákhoz, ügyekhez rendelhetjük.
• Az iktatott dokumentumokat partnerekhez rendelhetjük. A partnertörzs hierarchikus felésítésű.
• Kimenő küldeményeinkről postakönyvi feladójegyzéket (postakönyvet) nyomtathatunk.
• A felhasználók jogait egyszerűen hangolhatjuk, irattári téma, ügy, vagy dokumentum szinten is.
• Letölthető nyelvi fájlok segítségével akár egy cégen belül több nyelven is használhatják a programot.
• Az ügyintézés menetében történő elakadásról, határidős tevékenységekről, mulasztásokról, felhasználók aktivitásáról főnöki jelentés készíthető.
• A szerver verzióban az iktatott Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint iktatott e-meil-ekben tartalom szerint is kereshetünk.

A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok

• biztonságos eltárolásáról,
• jogosultság szerinti elérhetőségéről,
• gyors megkereséséről,
• verzióváltozásainak nyomon követéséről,
• ügyintézési menetének figyelemmel kíséréséről.
• hierarchikus partnerkezelésről
• postakönyvi feladójegyzék nyomtatásáról
• munkafolyamat felügyeletéről
• vezetői jelentések készítéséről

Az Iktató-modul számos funkcióval rendelkezik:

• Különböző feltételek szerint kereshetünk az iratok között.
• Gyorskereséssel néhány másodperc alatt hozzáférhetünk a kívánt dokumentumhoz.
• Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint e-mail-ekben tartalom szerint is kereshetünk.
• Jogosultságainknak megfelelően különféle intézkedési módozatok közül választhatunk.
• A dokumentum módosításakor az eredeti változat is megmarad, és a későbbiekben dolgozhatunk vele. Az újabb változatok mind eltárolódnak az adatbázisban, a változásokat a verziókövetés-nézetben tekinthetjük át.
• Minden iktatással kapcsolatos felhasználói eseményt naplózunk.
• Egy-egy irattári témához, ügyhöz vagy akár dokumentumhoz felhasználónként különböző jogokat rendelhetünk
• Egy dokumentumot át lehet adni ügyintézés céljából másik személynek, aki levélben kap értesítést arról, hogy iktatott dokumentumot kapott. Ez bekerül az Outlookba a feladatok közé, így nyomon követhető, hogy a feldolgozás megtörtént-e
• A dokumentumok irattári ügyekbe, azok pedig irattári témákba rendezhetők.
• A teljes dokumentumtörténetet figyelemmel kísérhetjük, hiszen minden tevékenységet, intézkedést naplózunk, így dokumentumokkal kapcsolatos ügyintézés során az ügymenet esetleges elakadása is felderíthető.
• Iktatókönyvet nyomtathatunk az iktatott dokumentumokról.
• Vezetői jelentéseket készíthetünk felhasználók aktivitásáról, határidős ügyintézéssel kapcsolatos mulasztásairól, valamint az iktatórendszerben található dokumentumok tulajdonságairól.
• A postai úton kimenő levelekről postakönyvet készít.
• A partnerkezelő funkció segítségével az iktatott dokumentumok a meglévő partnerekhez rendelhetők.

Az „elektronikus iktatás” fogalom alatt azt értjük, hogy az iktató személy egy közös elektronikus irattárban helyezi el az iktatószámmal és egyéb dokumentumra vonatkozó kiegészítő információkkal ellátott iratot.

Egy irat kapcsán újabb iratokat iktathatunk, ezek az eredeti irat módosított verzióiként jelennek majd meg. Természetesen a régi verziók mind-mind elérhetőek lesznek, így nem fordulhat elő, hogy egy rossz mozdulattal eltüntetünk egy fontos dokumentumot, vagy felülírjuk egy rossz verzióval. Az iktatott iratok mappákba rendezhetőek, ez megkönnyíti a rendszerezést. Külön keresőfelület gondoskodik arról, hogy egy tetszőleges dokumentum bármely verzióját könnyedén megtaláljuk.

Ha egy iratot iktattunk, nyomon tudjuk követni az azzal kapcsolatos összes tevékenységet, módosítást, még a megtekintéseit is, vagyis: minden eseményt, ami az adott irattal kapcsolatos. Ilyen módon egy irat teljes élettörténetét át tudjuk tekinteni. Ezzel a módszerrel könnyen kideríthető, hogy hol akadt el egy irat feldolgozásának a menete, vagy, hogy milyen megelőző tevékenységek kapcsolódnak már hozzá.

Az iktatott iratokat továbbküldhetjük ügyintézésre, feldolgozásra, a címzett erről értesítést kap levélben, valamint egy feladat típusú bejegyzése születik az Outlookban. Ezután a jogosultságainak megfelelően intézkedhet a dokumentum további sorsáról, vagy felügyelheti az azzal kapcsolatos további teendőket.